Quy trình bảo dưỡng máy photocopy được thực hiện liên tục sẽ giúp máy hoạt động ổn định, cho bản chụp có chất lượng tốt và nâng cao tuổi thọ của vật tư.

Để thực hiện trước tiên phải kiểm tra tình trạng hiện tại của máy : Chụp thử 1 bản copy để đánh giá tình trạng máy. Nếu máy photocopy có vấn đề thì phải thông báo ngay kỹ thuật để họ có hướng giải quyết.  Nếu bản chụp bình thường thì bắt đầu tiến hành bảo dưỡng máy.

Khi  làm bảo dưỡng phải đảm bảo các công việc được liệt kê như sau:
 
1.   Bảo dưỡng, vệ sinh bộ phận quang học và bộ phận làm mát quang học
- Làm sạch kính, bụi trên bề mặt gương
- Kiểm tra, vệ sinh thấu kính.
- Làm sạch bộ phận quạt, lọc gió.
 2.  Bảo dưỡng, vệ sinh bộ phận kéo giấy.
- Lau chùi bánh cao su cuốn giấy.
- Kiểm tra, bảo dưỡng bạc trục kéo giấy, vệ sinh bộ phận cảm biến giấy.
3.  Hệ thống truyền động
- Kiểm tra bảo dưỡng hệ thống bánh răng.
- Bảo dưỡng các đầu bạc, trục
4.  Hệ thống lô sấy
- Vệ sinh lẫy tách giấy
- Vệ sinh lô ép và lô sấy
- Vệ sinh thăm nhiệt
- Kiểm tra vòng bi lô sấy
- Vệ sinh trục lau lô ép
5.  Bộ phận trống và gạt mực
- Kiểm tra vệ sinh các đèn xóa vùng, xóa điện tích
- Vệ sinh gạt mực, lẫy tách giấy dưới trống.
6.  Cụm từ
- Kiểm tra mực trong ống
- Kiểm tra hệ thống bánh răng cụm từ
- Lọc từ
 7.  Hệ thống cao áp
- Vệ sinh hệ thống cao áp
- Xử lý các trường hợp dò, mất cao áp.
8.  Căn chỉnh phần mềm
- Căn chỉnh các thông số cấp mực
- Căn chỉnh cấp điện áp đèn, cao áp
- Căn chỉnh chế độ từ
9.  Lau chùi toàn bộ vỏ máy
10. Chạy thử máy
- Kiểm tra chất lượng bản chụp
- Kiểm tra và ghi bộ đếm của máy.

Để tiết kiệm những chi phí cho việc bảo dưỡng thay vì mua một máy photocopy bạn có thể sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy – giải pháp tiết kiệm chi phí cự kì hiệu quả cho văn phòng.

Vì là thiết bị điện tử nên máy photocopy cũng tuân thủ theo các điều kiện bảo quản như các thiết bị điện tử khác. Người sử dụng cũng cần phải tham khảo cách sử dụng cũng như cách bảo quản từ kỹ thuật viên, nhưng cũng cần chú ý một vài điểm như sau:

- Để nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp chiếu vào.

- Sử dụng giấy đúng trọng lượng, kích cỡ mà nhà sản xuất qui định.

- Sử dụng mực có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Trong thời gian sử dụng nên sử dụng cùng một loại mực, có thể mua mực tại nơi bán máy cho mình.

- Nên tham khảo cách lau chùi, vệ sinh máy từ kỹ thuật viên.

- Cũng cần phải hỏi kỹ thuật các thao tác xử lý sự cố đơn giản như: thay mực, cách lấy giấy khi bị kẹt, cách bỏ giấy vào khay giấy như thế nào là đúng,...

NHỮNG ĐIỂM CẦN CHÚ Ý TRƯỚC KHI SỬ DỤNG:

1. Không nên tắt & bật máy liên tục, sau khi tắt máy chờ10 - 15 giây trước khi bật lại.

2. Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kỳ bộ phận nào.

3.  Đặt máy trên mặt bằng vững chắc.

4. Không đặt máy ởnơi ẩm ướt và bụi bẩn.

5. Không  đặt máy  ởvnơi có ánh sáng trực tiếp chiếu vào, hoặc nhiệt  độ và  độ  ẩm thay đổi liên tục.

6.  Đảm bảo xung quanh chỗ đặt máy có khoảng trống nhất định.

7. Khi máy không sửdụng nhiều ngày nên rút dây nguồn khỏi nguồn điện.

8. Không nên dùng vải hay nylon phủ lên bề mặt của máy khi máy đang hoạt động vì làm cản trở sự tỏa nhiệt có thể gây hại đến máy.

9. Nên đặt máy ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng.

10. Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt  độ thấp  đến nơi có nhiệt  độ cao hơn cần để máy nghỉ ít nhất 02 giờ trước khi sửdụng, vì có thểcó sự tích tụ hơi nước làm ảnh hưởng đến máy.

11.  Đảm bảo  điện áp sử dụng  đúng yêu cầu, ổ  định. Nên dùng  ổ cắm độc lập không dùng chung với các thiết bịkhác.

12. Không để rơi máy, hoặc để bất cứ vật gì rơi vào máy.

13. Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem nêm phong trước khi sửdụng.

14. Không nên chạm tay vào ống Drum (trống) vì có thể làm trầy xướt hay ố mờ.

15. Giữ khoảng cách giữa máy và vách tường tối thiểu 30 cm  để  đảm bảo sự tỏa nhiệt của máy.